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PROCEDIMIENTO |
| Autorizar y realizar descuentos por libranza a funcionarios, docentes y pensionados | |
| Versión 2 | |
| Código PSI-ATH-PR-013 |
| Proceso Administración del Talento Humano | Estado Vigente |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| Recibir las solicitudes de libranza por parte de los Operadores de Libranza (Entidades Financieras y/o Cooperativas) | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
Formularios físicos de la solicitud de libranza Bases de Datos con el registro de cada solicitud |
El asesor comercial del respectivo operador de libranza, entrega los documentos de la solicitud en la Oficina de Pagaduría de la Secretaría de Hacienda, los cuales son revisados para verificar que se encuentren completos y firmados por el funcinario, docente o pensionado solicitante y se ingresan a una base de datos de solicitudes de libranza. |
| Verificar el Registro Único de Operadores de Libranza | - Stella Vallejo Lopez |
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Se debe verificar en la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el Operador de Libranza esté inscrito en el Registro Único de Operadores de Libranza (RUNEOL) |
| Medir la capacidad de endeudamiento | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
Archivo de excel con la medicion de capacidad de endeudamiento |
Se realiza revisión en el Sistema de Información de Nómina del último desprendible de pago para verificar el último salario pagado, y con dicho valor se realiza el cálculo de su capacidad de endeudamiento de acuerdo con los lineamientos de la Ley 1527 de 2012. La principal condición para hacer el cálculo y aprobar la libranza es: Ley 1527 de 2012 Art.3 Numeral 5. "Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del 50% del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley" |
| Aprobar o negar la libranza | - Stella Vallejo Lopez |
Formulario de libranza firmado Certificación de devolución libranzas |
Si se aprueba, el Pagador firma el formulario de libranza y el mismo es entregado al asesor del operador de libranza, quien informará al Funcionario de su aprobación. Si se niega la libranza, el Pagador devuelve los documentos al asesor comercial del operador de libranza, mediante una certificación de devolución de libranzas que especifica los motivos de la devolución de la libranza, quien informará al Funcionario de su negación. El tiempo de análisis de la libranza para su aprobación o negación es de tres (3) días hábiles contados a partir de la recepción de la libranza. |
| Recibir novedades de parte de las entidades financieras para aplicar la libranza | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
Correos electrónicos y documentos en medio físico |
Para los funcionarios de planta y pensionados se recibe por medio físico (copia libranza, autorización descuentos fijos, actualizaciones, cuotas extraordinarias, carta compra cartera, paz y salvos) y por medio magnético (archivo Excel) las novedades de libranza. Estos documentos o archivos son recibidos en la pagaduría en los primeros cinco (5) días de cada mes. Para los funcionarios del Sector Educativo se reciben los soportes físicos, correspondientes a la aplicación de novedades periódicas (libranzas, paz y salvos, cartas de retiro, actualizaciones, ingresos) antes de día siete (7) de cada mes. La estructura correspondiente a los archivos planos que contienen las novedades periódicas y el reporte de las novedades periódicas citadas, deben ser solicitados en la Pagaduría Municipal. Dichos archivos deben ser enviados previamente al correo electrónico de la Pagaduria Municipal y presentados físicamente con sus correspondientes soportes. Es responsabilidad de cada tercero, el reporte oportuno de novedades, con la advertencia que el contenido de la información debe ser veráz y confiable. |
| Registrar las novedades en el Sistema | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
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Se registran las novedades en el Sistema Humano (Docentes) y en el Sistema Antares (Funcionarios Alcaldía y Pensionados). Dependiendo del volumen del reporte novedades, se cargan archivos planos o se hacen los registros manuales. |
| Aplicar descuentos por nómina | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
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Los descuentos se realizan de manera quincenal para los funcionarios y mensual para el Sector Educativo y los pensionados, en su respectivo sistema de nómina, y se acumula hasta el 30 de cada mes para realizar el giro electrónico al operador de libranza. |
| Generar y enviar los listados de proveedores (Entidades financieras y/o cooperativas - Operadores de Libranza) | - Stella Vallejo Lopez - Ana Maria Martinez Gomez - Diana Janeth Ramirez Castaño |
Listados en medio magnético |
Se generan reportes a través de los conceptos de descuentos realizados a los funcionarios y se envían a las entidades financieras y operadores de libranzas, durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, quienes son responsables de realizar las verificaciones correspondientes. El listado se compone de las siguientes variables: Periodo de descuento, Identificación, Nombre del funcionario, Valor descontado y Nombre del tercero. El sistema mediante el cual se generan los listados, agrupa: Nómina Especial, Administración Central y Pensionados. Dichos listados son enviados a través de los correos electrónicos institucionales autorizados. |
| Realizar y cargar las macros en las plataformas para giros electrónicos |
- Stella Vallejo Lopez |
Macros |
Máximo el día diez (10) hábil de cada mes, se realizan las macros correspondientes a los pagos mediante giro electrónico a Terceros de: Administración Central, Pensionados, Sector Educativo, Contraloría, EMSA, y Concurrencia de ASSBASALUD, Hospital Geriátrico y Hospital de Caldas. |
| Realiza los pagos a través de giros electrónicos |
- Olga Lucía Gómez Gómez |
- pagos Archivo plano y transacción electrónica |
Dentro de los primeros 10 días de cada mes, se realizan los giros electrónicos a los terceros (operadores de libranza) |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | |||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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